Cuido de alguien
¿Cómo consigo el expediente médico de mi padre o madre?
Foto: T Leish / Pexels
Hable primero con su padre o madre y consiga su visto bueno antes de pedir nada. Después escriba a la oficina de expedientes médicos del proveedor, con la autorización firmada de su padre o madre o con su poder legal para atención médica (healthcare power of attorney). Según HIPAA, normalmente tienen 30 días para enviarlo, por una tarifa de copia razonable.
Qué hacer
- Pida el formulario de solicitud de expedientes del proveedor, o escriba una carta corta: el nombre de su padre o madre, su fecha de nacimiento, qué expedientes y fechas quiere, y cómo enviarlos.
- Adjunte la autorización firmada de su padre o madre, o el poder legal para atención médica si su padre o madre no puede decidir.
- Revise primero el portal del paciente. Mucho de lo que necesita puede estar ya ahí, y pida el resto en copias electrónicas.
- Anote la fecha en que lo pidió y dé seguimiento después de 30 días. Si se lo niegan, pida la razón por escrito; puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del HHS (el Departamento de Salud y Servicios Humanos) dentro de 180 días.
Enviar el expediente directamente a un médico
Si el expediente solo tiene que llegar a otro médico o especialista, quizá no necesite copias. Pida al consultorio del nuevo médico que lo solicite directamente al médico actual de su padre o madre, y diga que se necesita para la continuidad de la atención [continuity of care].
HIPAA permite que los médicos compartan expedientes entre sí para el tratamiento sin un formulario firmado, y muchos consultorios no cobran por una transferencia así, por lo que suele ser la opción gratuita. Las tarifas y las prácticas varían, así que pregunte en ambos consultorios antes de que se envíe nada.
Qué decir
Solicito una copia del expediente de mi madre según HIPAA. Adjunto su autorización firmada. Por favor indíquenme la tarifa y la fecha en que puedo esperarlo. [I'm requesting a copy of my mother's records under HIPAA. Her signed authorization is attached. Please tell me the fee and the date I can expect them.]
Póngalo por escrito (mensaje por el portal, correo electrónico o carta) para que los 30 días empiecen en una fecha que pueda probar.
A qué prestar atención
Este es un paso delicadoAquí los pequeños detalles pueden cambiar el resultado, y algunos errores son difíciles de deshacer. Le recomendamos mucho una llamada gratuita de 15 minutos con nosotros antes de decidir.
Pedir sin el visto bueno de su padre o madre. Si pide expedientes que no está autorizado a ver, el consultorio puede anotarlo en el expediente, y algunas familias terminan con una nota de “no divulgar información” que deja fuera a un familiar durante mucho tiempo. Tenga primero la conversación y consiga la autorización firmada antes de pedir.
Además: pedir 'todo' a un hospital grande. Esa solicitud puede llegar a cientos de páginas y a una tarifa alta. Pida lo que necesita: el resumen del alta, los resultados de pruebas, la lista de medicamentos y las notas de las últimas visitas.
Mejor juntos
Estamos aquí para ayudarle
Pedir expedientes suena simple hasta que tiene delante un formulario con veinte casillas. Podemos ayudarle a decidir qué expedientes necesita realmente para lo que intenta hacer (una apelación, una segunda opinión, otro médico), a redactar la solicitud y a leer lo que llega.
Los expedientes médicos son personales y fáciles de malinterpretar. Revisar el primer conjunto con alguien que sabe dónde suelen estar las cosas hace que la siguiente solicitud sea mucho más fácil de hacer por su cuenta.
Familias con mucho entre manos: lean Hable con su padre o madre antes de pedir su expediente antes de que alguien llame a un consultorio.
Cada situación es distinta, y estos son momentos delicados, así que miramos la suya con cuidado. Muchas veces vemos lo que otros pasan por alto, y nunca recibimos comisiones de las aseguradoras: lo único que buscamos es lo que más le conviene a usted.
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La regla en que se basa
HIPAA, la ley federal de privacidad, da al paciente el derecho a ver y obtener una copia de su expediente, y permite que un representante personal, como el agente de atención médica cuando el padre o madre no puede decidir, use ese mismo derecho. El proveedor normalmente tiene 30 días para responder, con una sola prórroga de 30 días si le explica por qué, y solo puede cobrar una tarifa razonable basada en el costo. Algunos estados fijan plazos más cortos o tarifas más bajas; se aplica la regla que sea mejor para el paciente.
Fuentes
- 45 CFR 164.524 — Derecho de acceso según HIPAA: 30 días, una prórroga, tarifa basada en el costo (HIPAA right of access)
- 45 CFR 164.502(g) — Representantes personales según HIPAA (HIPAA personal representatives)
- 45 CFR 160.203 — Las leyes estatales de privacidad más estrictas siguen aplicándose (Stricter state privacy laws still apply)
- 45 CFR 160.306 — Cómo presentar una queja HIPAA ante el HHS, 180 días (Filing a HIPAA complaint with HHS)
- La autorización firmada de su padre o madre o el poder legal para atención médica
- HHS — Preguntas frecuentes sobre HIPAA: compartir información para el tratamiento sin autorización (HIPAA FAQ: sharing information for treatment without authorization)
Amanda Alcodia
Educación, no asesoría médica, legal ni de seguros.
Próximos pasos útiles
Empiece con el Kit gratuito. Si su caso necesita la ayuda de una persona, la llamada de presentación también es gratuita.